Nooit meer zoeken in de apotheek

R.Bosma-Grote Beverborg en P. de Boer

"Het werkt super snel, we hoeven nooit meer te zoeken want het staat altijd op de juiste plek"

“Heel handig!”
“Het scheelt heel veel tijd!”
“Echt ideaal, nooit meer passen en meten, we benutten de ruimte in de apotheek nu veel efficiënter”

Dit is een greep uit de reacties van het apotheek team van Apotheek den Hertog op de vraag wat vinden jullie van track en tracé?

Ruimte gebrek

Onze beide apotheken werden te klein, overal stond medicatie om af te halen. Wat vervolgens aan de balie zorgde voor een zoektocht door de hele apotheek naar het recept en de medicatie. Daarbij werden natuurlijk ook de nodige collega’s uit hun werk gehaald, want misschien hadden zij het pakje van die ene mevrouw wel gezien. En dat zeker een keer of tien per dag. De wachttijden aan de balie liepen hierdoor flink op en het komt ook niet echt professioneel over als je de spullen niet terug kunt vinden. Er moest iets gebeuren.

Toen kwamen we track en tracé op het spoor. Een geweldige oplossing voor ons ruimte probleem, met nog meer bijkomende voordelen.

Alle aangeschreven recepten volgbaar

Zodra een recept aangeschreven is het recept traceerbaar in de apotheek. Vervolgens wordt het recept klaargemaakt en naar de afhaalkast gebracht, vervolgens scannen we met de Wifi barcodescanner het zakje en (opberg)vakje. Ook recepten die bijvoorbeeld maandag bezorgd moeten worden, scannen we naar klaarmaken in de ‘’bezorgbak maandag bezorgen’’. Recepten die niet compleet zijn worden op de locatie “tegoed” gescand. Wanneer een patiënt aan de balie komt om zijn medicatie op te halen, kunnen we in het track en tracé scherm precies zien waar het recept ligt en waar het geweest is.

Passen en meten, verleden tijd!

Een groot voordeel van dit systeem is dat je de hele apotheek als afhaalkast kunt gebruiken en dat je chaotisch kunt opruimen. Onze apotheek is van voor tot achter voorzien van locatiecodes. Recepten kunnen overal worden opgeborgen, mits ze maar op locatie worden gescand. Je hoeft afhalers nooit meer op alfabet op te ruimen en te passen en meten zodat je het pakket onder de juiste letter in de kast krijgt. Je scant in waar (opberg)ruimte is. Aan de balie zie je vervolgens in het scherm waar het zakje staat en je kunt het zo pakken. Dit scheelt met name heel veel tijd, zoekwerk en irritatie. Bovendien oogt de apotheek veel netter, omdat de ruimte efficiënter wordt benut.

Tevreden patiënten met de berichtenservice

Het mooie van dit systeem is dat het gekoppeld is met het Apotheek Informatie Systeem. Indien er e-mail en of mobiele gegevens bekend zijn kunnen we een berichten naar onze patiënten versturen. Dit is een enorme service naar onze patiënten toe en intern geeft het zoveel meer rust.

Zodra we een recept compleet hebben, scannen we het in de afhaalkast, op dat moment gaat er een e-mail en/of sms bericht naar de patiënt voor wie de medicatie bestemd is. In deze mail staat dat het recept compleet is en opgehaald mag worden. Dit voorkomt dat patiënten in de apotheek komen, voordat hun medicatie klaar staat en het recept dan ad hoc nog bij elkaar gezocht moet worden. Ad hoc klaarmaken levert langere wachttijden op, ook voor de andere patiënten, dit kunnen we nu dus minimaliseren. Ook voorkomt het dat patiënten twee keer naar de apotheek moeten komen, omdat hun medicatie bij het eerste bezoek nog niet compleet was.  Ook de patiënten die hun medicatie bezorgd krijgen, krijgen een bericht waarin staat wanneer hun medicatie bezorgd wordt.

Kortom

Dankzij Track en tracé benutten we de ruimte in de apotheek efficiënter. Kunnen we recepten vanaf binnenkomst traceren, en zonder zoeken snel terug vinden. Daarnaast kunnen we onze patiënten een extra service bieden door ze automatisch bericht te sturen zodra hun medicatie klaar staat om opgehaald of bezorgd te worden.